La sostenibilità nella selezione e valutazione dei fornitori: dalla qualifica agli appalti in corso

In Acea sono attivi Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento.

L’Unità preposta alla Qualifica dei fornitori:

• coordina i gruppi di lavoro per l’identificazione dei requisiti di qualifica;
• redige i Regolamenti di qualificazione;
• istituisce i Sistemi di qualificazione di rilievo europeo⁹⁵ e gli Albi fornitori per appalti c.d. “sotto soglia” o privatistici.

Nel corso del 2021, l’albero merceologico condiviso tra le Società del Gruppo i cui approvvigionamenti sono gestiti centralmente ha incluso 544 gruppi merce e l’Unità preposta ha gestito, al 31.12.2021, 159 Elenchi Fornitori.
Per richiedere l’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione, le imprese possono accedere tramite il sito istituzionale Acea (www.gruppo.acea.it, sezione Fornitori) ad un portale dedicato, integrato con l'anagrafica fornitori; le richieste vengono istruite, con la verifica del possesso dei requisiti e le relative comunicazioni al fornitore. Nel corso del 2021 sono state evase, complessivamente, 934 richieste di iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione (+17% rispetto alle 798 richieste del 2020), per un totale di 733 richieste evase con esito positivo. In dettaglio:

• 274 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione “lavori”;
• 459 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori di “beni e servizi”.

I requisiti richiesti ai fornitori per iscriversi ai Sistemi di qualifica sono “standard” – tra i quali i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore – e “specifici”, ossia riferiti al gruppo o ai gruppi merce oggetto dei singoli Elenchi Fornitori.
Tra i requisiti specifici, Acea richiede ai suoi potenziali fornitori, in alcuni casi, il possesso di particolari Autorizzazioni e/o certificazioni:

• Certificazione UNI EN ISO 9001 (requisito vincolante per tutti i gruppi merce “lavori” e per quasi tutti gli elenchi fornitori “beni e servizi”);
• Certificazione UNI EN ISO 14001 (per l’iscrizione agli elenchi fornitori relativi ai Rifiuti speciali non pericolosi, ai Servizi di pulizia, al Servizio di vigilanza armata e portierato/reception);
• Iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali o dell’autorizzazione alla gestione di un impianto dedicato al recupero/smaltimento dei rifiuti (per l’iscrizione agli elenchi fornitori relativi alla Gestione rifiuti);
• Certificazione OHSAS 18001//UNI ISO 45001 (per l’iscrizione all’elenco fornitori relativo alla manutenzione elettromeccanica degli impianti industriali e ai Servizi di pulizia);
• Certificazione UNI EN 15838:2010 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Call Center e Back Office”)
• Certificazione SA8000 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Servizi di pulizia”)
• Certificazione UNI 10891 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Servizio di vigilanza armata e portierato/reception”).

Per l’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, le imprese che intendono qualificarsi devono dare disponibilità a ricevere un’eventuale verifica ispettiva presso le sedi amministrative, finalizzata a valutare la veridicità e l’adeguatezza della documentazione, e presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, per valutare l’implementazione e l’applicazione dei Sistemi di gestione attivi.

La valutazione dei fornitori prevede diverse tipologie di controlli che si attivano a seconda dell’Albo di appartenenza e del diverso “status” che il fornitore acquisisce rispetto ad Acea:

• in fase di qualifica,
• qualificato,
• qualificato con appalto in corso.

Per potersi iscrivere agli elenchi fornitori afferenti ai Regolamenti Unici Beni e Servizi e Lavori che, per il 2021, erano 114 sui 159 Elenchi Fornitori complessivi (“fase di qualifica”), i fornitori devono compilare, sulla piattaforma di Vendor Management, un questionario di autovalutazione sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale, considerati aspetti rilevanti per la sostenibilità. Tale questionario, nel 2021, è stato compilato da 386 fornitori (243 per beni e servizi e 143 per lavori), un dato in aumento del 6% rispetto ai 363 del 2020, che rappresentano il 100% dei qualificati agli elenchi fornitori afferenti ai suddetti Regolamenti Unici e oltre l’80% del totale fornitori qualificati nell’anno (pari a 481)⁹⁶.

Inoltre, in continuità con una prassi consolidata da diversi anni, Acquisti e Logistica, in sinergia con l’Unità Sustainability Planning & Reporting, ha somministrato ad un panel di 100 fornitori del Gruppo (erano 79 nel 2020) un questionario di approfondimento volto a rilevare l’impegno su temi ambientali, con particolare focus sui consumi energetici. Al questionario hanno risposto, in maniera completa, 40 imprese e gli esiti della rilevazione sono illustrati nella sezione Le relazioni con l’ambiente, capitolo L’uso di materiali, energia e acqua (paragrafo I Consumi energetici), a cui si rinvia.

Anche AdF applica, ove pertinenti, criteri preferenziali di sostenibilità in fase di iscrizione all’Albo Fornitori e di qualifica nelle categorie merceologiche, ad esempio richiedendo agli operatori che intendono qualificarsi nella categoria merceologica “servizi di pulizia caditorie – smaltimento rifiuti” l’attestazione del possesso della certificazione ISO 14001:2015.
Inoltre, dopo aver lanciato nel 2020 il Protocollo di Economia Circolare, AdF ha proseguito e consolidato, nel 2021, tale attività di affidamento, che si pone l’obiettivo di tutelare i fornitori locali e valorizzare qualità e sostenibilità socio-ambientale della catena di fornitura. Il Protocollo, redatto con il coinvolgimento diretto delle parti interessate, tra cui Istituzioni, Autorità di settore, Istituti di Credito, Università, Organizzazioni sindacali ecc., destina una parte degli affidamenti di beni, servizi e lavori, non sottoposti alla disciplina del Codice degli Appalti, agli operatori economici del territorio, che possono iscriversi ad un Albo dedicato ed appositamente creato, per qualificarsi nelle categorie merceologiche afferenti all’economia circolare. Nelle valutazioni delle richieste di qualifica viene presa in considerazione anche la responsabilità sociale e ambientale e sono previsti criteri incentivanti legati ad ulteriori impegni su, ad esempio, assunzione di personale appartenente a categorie protette, buone pratiche in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, uso di autoveicoli a basso impatto ambientale ecc. (si veda il Regolamento di Economia Circolare consultabile nell’Area Fornitori” del sito istituzionale www.fiora.it). Nel 2021, in particolare, AdF ha voluto promuovere la conoscenza del progetto tramite periodiche campagne informative ed anche attraverso la sottoscrizione di accordi con le principali associazioni di categoria del territorio, per coinvolgere i loro associati. Al 31.12.2021 i fornitori qualificati nell’ambito disciplinato dal Protocollo erano oltre 100. Per valutare l’efficacia del progetto, infine, AdF ha costituito un tavolo di monitoraggio volto a verificare periodicamente i risultati raggiunti e la qualità delle azioni intraprese e condividerli con gli stakeholder del territorio.

Una volta qualificato, il fornitore può essere sottoposto ad un Audit di seconda parte sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale (QASER), volto a verificare, in sede, l’effettiva applicazione dei Sistemi di gestione certificati attivi e le modalità di gestione degli altri ambiti rilevanti per la sostenibilità. Anche nel 2021, la situazione legata alla pandemia da Covid-19 ha impedito lo svolgimento di verifiche presso la sede del fornitore, in parte sostituite con audit su piattaforma Teams e condivisione da remoto delle evidenze documentali, che ha consentito di mantenere attivo il rapporto con la catena di fornitura sulle tematiche di qualità, ambiente, sicurezza, energia e responsabilità sociale. I fornitori da verificare sono stati selezionati tra i principali – in termini di peso economico sui volumi dell’ordinato “lavori” 2020, lavorati nel 2021, e di una quota parte dell’ordinato “servizi” 2020 in cui confluiscono le commesse relative alla gestione dei rifiuti – che hanno operato in settori maggiormente critici ai fini “ambiente” e “sicurezza” (gestione rifiuti e lavori). In particolare, sono stati sottoposti a verifica 22 fornitori, con un peso pari al 20% (circa 91 milioni di euro) della voce “lavori” 2020 e della quota parte di “servizi” (complessivamente, 458 milioni di euro).
A ciascun fornitore è stato inviato un feedback, con l’indicazione del grado di conformità per schema e complessivo, nonché un report con indicazione delle raccomandazioni di miglioramento. Complessivamente, è risultato che il 100% dei fornitori verificati è certificato per la Qualità (ISO 9001), il 95% per l’ambiente (ISO 14001); il 91% per la sicurezza (ISO 45001) e il 68% per la Responsabilità Sociale (SA 8000), mentre solo il 41% ha la certificazione Energia (ISO 50001). Si è registrata una conformità media complessiva, rispetto ai requisiti degli schemi verificati (QASER), di circa l’83% (86% per la Qualità, 85% per l’Ambiente e per la Sicurezza, 64% per l’Energia e l’83% per la Responsabilità sociale).
Acea Ato 2, inoltre, in occasione di un approvvigionamento di Carbone Attivo Granulare utilizzato per la potabilizzazione idrica, ha inserito nel proprio Capitolato di acquisto la possibilità di effettuare audit presso gli stabilimenti di produzione ubicati all’estero, anche in “Paesi a rischio”. Nel corso del 2021 sono stati effettuati due audit, le cui risultanze sono state condivise con il fornitore per l’elaborazione di un piano di rientro.

Il progetto di Vendor Rating di Gruppo, avviato nel 2020, è proseguito nel 2021 ed è attualmente in fase di fine tuning. In particolare, il sistema di valutazione monitorerà diversi indicatori di performance, tra cui un indicatore composito di sostenibilità, messo a punto coinvolgendo nel progetto la società ECOVADIS; si veda il box di approfondimento sugli avanzamenti del progetto nell’anno.

⁹⁵Ai sensi dell’art. 134 del D. Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.
⁹⁶Il numero dei fornitori qualificati non coincide con le 733 richieste di iscrizione ai sistemi di qualificazione evase con esito positivo, in quanto i fornitori possono iscriversi a più sistemi di qualificazione.